Organisatiebrede Managementassistent

Dit ga je doen
Binnen ROC van Twente werken we elke dag aan onderwijs waarin studenten centraal staan. Dat lukt alleen wanneer onze collega's worden ondersteund door mensen die overzicht brengen, vooruitdenken en rust creëren. Voor onze colleges en diensten zoeken we daarom een Organisatiebrede managementassistent: een flexibele professional die tijdelijk kan invallen wanneer een managementassistent of secretaresse uitvalt, met verlof is of wanneer er onverwacht extra capaciteit nodig is.

Je bent de vliegende keep die collega’s ontzorgt, structuur brengt en ervoor zorgt dat het werk door kan gaan, ongeacht op welke college of dienst je wordt ingezet.

Zo maak jij het verschil
Je stapt in op het moment dat er behoefte is aan ondersteuning. Je bent wendbaar, organiseert moeiteloos je werk en schakelt gemakkelijk tussen verschillende teams, locaties en leidinggevenden. Je krijgt energie van het schakelen tussen verschillende werkzaamheden en weet ook in een dynamische omgeving het overzicht te bewaren. Je kent de weg in de organisatie, volgt ontwikkelingen en speelt daarop in. Zo weet je wanneer belangrijke momenten in de onderwijscyclus eraan komen, zoals evaluaties of roosterwijzigingen en zet je op tijd de juiste
acties uit. Kortom: jij hebt het overzicht en zorgt ervoor dat het ook echt gebeurt.

Je zorgt voor:

• De correspondentie (per post of per email).
• Het beheren van agenda’s en mailboxen en deadlines.
• Het plannen en voorbereiden van overleggen en het verzorgen van de notulen.
• Het opstellen, verwerken, redigeren en controleren van stukken.
• Het organiseren en faciliteren van bijeenkomsten, evenementen en vergaderingen.
• Het aanspreekpunt zijn voor collega’s, studenten en externe partners.
• Het signaleren van knelpunten en het aandragen van oplossingen.
• Het ondersteunen van managementteams bij uiteenlopende organisatorische taken.

• Het niet onopgemerkt voorbijgaan van belangrijke persoonlijke gebeurtenissen.

  Je hoeft niet alles al te weten — je leert snel en vindt het leuk om je telkens in een nieuwe en dynamische werkomgeving in te werken.

  Wat levert het jou op:

• Een afwisselende rol waarin je wordt ingezet als managementassistent, secretaresse en op het bestuurssecretariaat. Geen dag is hetzelfde en jij jouw organisatietalent volop in kan zetten.
• De kans om bij verschillende teams binnen ROC van Twente mee te kijken en de organisatie goed te leren kennen.
• Zinvol werk: je draagt bij aan de toekomst van jongeren in Twente, dat geeft voldoening.
• Het gaat om een rol voor de duur van twee jaar (pilot). De invulling na deze periode is afhankelijk van de evaluatie van de pilot.
• Veel ruimte om te leren, mee te denken en deze rol mede vorm te geven.

Dit neem je mee

• Je hebt minimaal een mbo-4 diploma, bij voorkeur in de richting van Managementassistent of iets vergelijkbaars.
• Je hebt ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol, houdt moeiteloos overzicht in drukke situaties, werkt nauwkeurig en blijft kalm, en je blinkt uit in plannen, organiseren en complex agendabeheer.
• Je communiceert helder en vriendelijk en klantgericht, zodat samenwerken vanzelf gaat en iedereen gemakkelijk met je schakelt.
• Je bent pro-actief; je beweegt makkelijk mee met wat de dag vraagt, van wisselende taken tot verschillende teams en locaties.
• Je denkt vooruit en pakt dingen op voordat iemand ze hoeft te vragen, gewoon omdat je ziet wat nodig is en dat graag doet.
• Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring met Microsoft Teams en digitaal samenwerken, waardoor je soepel werkt binnen verschillende (online) overlegvormen en informatiestromen.

Goed om te weten

Bij ROC van Twente krijg je alle ondersteuning om te worden wie je wilt zijn. Jij bepaalt de inhoud van jouw loopbaan! Een leuk weetje: je komt terecht bij een van de beste werkgevers van Nederland. Die titel kregen we onder meer door onze fijne sfeer: ruim 2.000 collega’s hebben oog voor elkaar en onze studenten. En door onze goede arbeidsvoorwaarden. Deze zie je onder aan deze vacaturepagina.

• Startdatum: De hierboven genoemde startdatum is een indicatie; de daadwerkelijke startdatum bepalen we samen in overleg.
• Sollicitatiegesprekken: Deze staan gepland op vrijdag 26 juni en vrijdag 3 juli in de ochtend.
• Werkzaamheden: Als er even geen taken zijn als managementassistent, gaan we ervan uit dat je andere opdrachten oppakt die aansluiten bij jouw talenten. Daarbij kun je denken aan projectmatige ondersteunende taken of andere administratieve werkzaamheden.
• Contracturen: De vacature omvat 0,6-1,0 fte. In je motivatiebrief lezen we graag hoeveel fte je beschikbaar bent.

• Salaris: Het hierboven genoemde salaris is gebaseerd op een fulltime dienstverband (36,86 uur).

Klinkt dit als jouw volgende stap? Wacht niet langer, we kijken uit naar jouw frisse blik en expertise. Solliciteer je? Klik dan op de gele ‘solliciteer direct’ button. Vergeet niet zowel je CV als je motivatiebrief te uploaden. Liever eerst meer weten? Voor vragen kun je terecht bij vacaturehouder Belinda Schurink. Je kan haar bereiken via de gegevens in het contactblok.

Liever eerst meer weten over werken bij ROC van Twente? Kom naar de Meet & Greet voor secretaresses en managementassistenten op dinsdag 9 juni!
Meld je aan via: https://www.werkenbijrocvantwente.nl/meet-greet-managementassistent-en-secretaresse

ROC van Twente
Bij ROC van Twente draait alles om beroepsonderwijs. Al leren we onze studenten meer dan een vak! We dagen ze uit om grenzen te verleggen en de beste versie van zichzelf te worden. Dat doen we samen met het beroepenveld en onderwijspartners. Zo bereiden we studenten voor op hun toekomst en de maatschappij van morgen. Deze rol van betrokken beroepsopleider van én voor Twente kunnen we alleen waarmaken met de hulp van onze ondersteunende diensten.

Team
Je wordt onderdeel van het team Project & Interim-Management (PIM), dat valt onder de dienst Mens & Organisatie. Vanuit daar werk je met name voor andere colleges en diensten. Belinda Schurink is je leidinggevende en aanspreekpunt. Gedurende een opdracht val je onder de dienst- of collegedirecteur.

We zetten de vacature uit binnen ROC van Twente én daarbuiten. Dat doen we omdat een sollicitatieprocedure soms wat tijd kost, maar ook omdat we het waardevol vinden om te kunnen kiezen uit een brede mix van ervaringen en achtergronden. Ben je een externe kandidaat? Dan ben je natuurlijk van harte welkom om te solliciteren! Bij gelijke geschiktheid geven we de voorkeur aan collega’s die al bij ROC van Twente werken, want we vinden het belangrijk dat je binnen onze organisatie kunt doorgroeien.

Voor recruitmentbureaus: fijn dat jullie met ons mee willen denken over het versterken van ROC van Twente. We stellen het op prijs, maar we werven onze nieuwe collega’s graag zelf. Daarom is acquisitie niet nodig.