Administratief Medewerker Besteldesk

Dit ga je doen

Je werkt in het hart van het EC. Samen met collega’s ondersteun je de hele organisatie op een professionele, dienstverlenende en gestructureerde manier. Je werkzaamheden zijn veelzijdig en gericht op kwaliteit, zorgvuldigheid en samenwerking;

• Bestelaanvragen zet je om in concrete orders via SpendCloud. Van selectie van leveranciers tot complete administratieve afhandeling.
• Contracten en prijsafspraken leg je zorgvuldig vast en je zorgt dat facturen probleemloos door het proces kunnen.
• Je verwerkt offertes, vraagt waar nodig ontbrekende informatie op en stemt af met interne klanten én leveranciers.
• Bestellingen toets je kritisch aan contractafspraken, kaders en het geldende inkoopbeleid.
• Je signaleert trends en knelpunten in aanvragen en doet verbetervoorstellen voor een soepeler bestelproces.
• Samenwerken is voor jou vanzelfsprekend: met collega’s van Inkoop, Financiën en andere teams binnen H&FZ vorm je één geheel.
• Je bent aanspreekpunt voor colleges, diensten én leveranciers; telefonisch, per mail, via Teams en via TOPdesk.
• Daarnaast draag je bij aan de ontwikkeling van het functioneel beheer van ons inkooppakket.

Kort gezegd: jij zorgt dat onze inkoopstromen kloppen, goed verlopen en voldoen aan wet- en regelgeving.

Dit neem je mee

• Een afgeronde Mbo-4 opleiding in secretariële, administratieve of inkoop gerelateerde richting of minimaal 3 jaar werkervaring.
• Je begrijpt het volledige proces van offerte tot bestelling, levering en facturatie, en kunt het geheel goed overzien.
• Nauwkeurigheid, oordeelsvermogen en dienstverlenend handelen zitten in je natuur.
• Je stelt de juiste vragen, durft door te pakken en denkt kritisch mee in processen.
• Ervaring met administratieve systemen is welkom; SpendCloud leer je snel. Het is een bonus als je kennis van inkoopprocessen of NEVI hebt.
• Je werkt nauw samen met collega’s van de Besteldesk en het Expertise Centrum, rapporteert aan de Manager Expertise Centrum en stelt overzichten op van de werkzaamheden.

Goed om te weten

Bij ROC van Twente krijg je alle ondersteuning om te worden wie je wilt zijn. Je bepaalt zelf de inhoud van jouw loopbaan! Een leuk weetje: je komt terecht bij een van de beste werkgevers van Nederland. Die titel kregen we onder meer door onze fijne sfeer: ruim 2.000 collega’s hebben oog voor elkaar en onze studenten. En door onze goede arbeidsvoorwaarden. Deze zie je onder aan deze vacaturepagina.

• De sollicitatiegesprekken staan gepland op 17 maart 2026.
• Bij de start van je nieuwe baan vragen we je om een VOG.
• Je krijgt een jaarcontract. Daarna hopen we je contract natuurlijk te verlengen.
• Tijdens de voorjaarsvakantie van 21 februari t/m 01 maart 2026 is Marcel van Vliet per mail bereikbaar. Houd er rekening mee dat een reactie mogelijk iets langer kan duren dan gebruikelijk.

Klinkt dit als jouw volgende stap? Wacht niet langer, we kijken uit naar jouw frisse blik en expertise. Solliciteer je? Klik dan vóór 9 maart op de gele ‘solliciteer direct’ button. Vergeet niet zowel je CV als je motivatiebrief te uploaden. Geef dan ook antwoord op deze vraag in je motivatie; Ben je bereid om je verder te ontwikkelen in inkoop- en bestelprocessen binnen een complexe onderwijsorganisatie en waarom?

Liever eerst meer weten? Voor vragen kun je terecht bij de vacaturehouder, Marcel van Vliet, Manager Expertise Centrum. Je kan hem bereiken via de gegevens in het contactblok.

ROC Van Twente

Bij ROC van Twente draait alles om beroepsonderwijs. Al leren we onze studenten meer dan een vak! We dagen ze uit om grenzen te verleggen en de beste versie van zichzelf te worden. Dat doen we samen met het beroepenveld en onderwijspartners. Zo bereiden we studenten voor op hun toekomst en de maatschappij van morgen. Deze rol van betrokken beroepsopleider van én voor Twente kunnen we alleen waarmaken met de hulp van onze ondersteunende diensten.

Huisvesting & Facilitaire Zaken
Goed onderwijs begint bij een omgeving die inspireert, ondersteunt en beweegt.

• Samenwerken, aanpakken, verbeteren — dat is wat ons drijft.
• Ruimte voor initiatief en groei — dat is wat je krijgt.
• Impact maken in het onderwijs — dat is wat we bieden.

De dienst Huisvesting & facilitaire Zaken (H&FZ) bestaat uit: operations en het EC. Het EC is eigenaar, adviseur en regisseur van het strategische en tactische beleid van de dienst. Binnen de dienst werken de vakgebieden Vastgoed & Huisvesting, Facilitair en Inkoop nauw met elkaar samen, waarbij ze worden ondersteund op het gebied van Kwaliteit, Informatie & Control. We beheren onze gebouwen van nieuwbouw tot verbouw en ondersteunen het onderwijs met alles wat daarbij komt kijken: van onderhouds- en inkoopcontracten tot catering en veiligheid. Dat doen we samen met collega’s met een hart voor dienstverlening, de directie, studenten en vele andere betrokkenen. Zo creëren we een gezonde en toekomstbestendige leeromgeving voor iedereen.

Team

De besteldesk is onderdeel van Inkoop binnen het EC. Het team zal uiteindelijk uit zo’n 20 collega’s bestaan, waarvan 6 collega’s (deels) voor het onderdeel Inkoop. Het EC is ondersteunend aan de dienst H&FZ en daarmee aan het hele onderwijs. Strategie en tactiek op het gebied van vastgoed en facilities, inkoop, contractmanagement en veiligheid zijn de kernactiviteiten. Een gemêleerde groep collega's, qua vakgebied, opleiding en werkervaring. We zijn volop in ontwikkeling!

We zetten de vacature uit binnen ROC van Twente én daarbuiten. Dat doen we omdat een sollicitatieprocedure soms wat tijd kost, maar ook omdat we het waardevol vinden om te kunnen kiezen uit een brede mix van ervaringen en achtergronden. Ben je een externe kandidaat? Dan ben je natuurlijk van harte welkom om te solliciteren! Bij gelijke geschiktheid geven we de voorkeur aan collega’s die al bij ROC van Twente werken, want we vinden het belangrijk dat je binnen onze organisatie kunt doorgroeien.

Voor recruitmentbureaus: Fijn dat jullie met ons mee willen denken over het versterken van ROC van Twente. We stellen het op prijs, maar we werven onze nieuwe collega’s graag zelf. Daarom is acquisitie niet nodig.